Pelaksanaan sistem maklumat telah berkembang pesat dalam dekad terakhir. Pelbagai agensi dan organisasi seperti institusi pentadbiran, institusi kesihatan, institusi pendidikan, institusi perniagaan, dan sebagainya telah mula menerapkan sistem digital secara berperingkat. Ia bertujuan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan produktiviti. Tetapi sayangnya, tidak semua agensi ini melaksanakan integrasi sistem.
Integrasi Sistem
Integrasi sistem merupakan kunci untuk merealisasikan sistem maklumat yang komprehensif. Penerangan berikut memberikan gambaran jelas mengenai konsep ini.
Sebuah hospital telah mendigitalkan pelbagai rekod. Bermula daripada pengumpulan data pesakit yang dimasukkan ke dalam wad kecemasan, rawatan pesakit luar, rawatan pesakit dalam, kewangan, kakitangan, dan farmasi. Walau bagaimanapun, rekod secara digital masih dijalankan menggunakan aplikasi ringkas dan disimpan secara ‘stand alone’ di setiap unit.
Ini menyebabkan pihak pengurusan masih perlu memeriksa satu persatu rekod tersebut di setiap unit menyebabkan keputusan penting tidak dapat dibuat dengan cepat. Oleh itu, sistem di setiap unit perlu ‘dijahit’ untuk membentuk Sistem Maklumat Pengurusan Hospital yang lebih lengkap.
Oleh itu, pesakit wad kecemasan yang telah dimasukkan ke hospital dapat didaftarkan dengan cepat di wad kecemasan sahaja. Kemudian, semasa pembayaran ingin dijelaskan, petugas hospital hanya perlu memasukkan nombor pendaftaran pesakit untuk mendapatkan jumlah kos rawatan. Tambahan pula, sudah tentu pihak pengurusan akan lebih mudah melakukan pemantauan dan penilaian. Keputusan mengenai proses dan operasi hospital akan menjadi lebih berkesan dan efisien.
Proses ‘menjahit’ antara sistem (aplikasi) tersebut agar menjadi satu kesatuan dan dapat saling berhubungan itulah yang disebut dengan integrasi sistem.
Pentingnya Integrasi Sistem
Memindahkan data dari
satu sistem ke sistem yang lain akan memakan masa. Sekiranya anda mempunyai data
yang besar, ini akan menjadi masalah kerana data anda tidak dapat dikemaskini
secara kerap. Hanya melalui sistem bersepadu, data akan dipindahkan ke sistem
pilihan anda secara real-time.
Real-time visibility adalah penting dalam membuat keputusan tepat dan cepat.
Apabila maklumat dapat diakses dengan serta-merta dan tiada pembaziran sumber
dan masa semasa pengekstrakan, data akan dipindahkan dengan lebih cepat. Ini
bermaksud pengguna data akan mendapat maklumat yang lebih baik serta terkini,
yang akan membantu mereka membuat keputusan yang lebih pantas dan lebih bijak.
2. Analisis Yang Lebih Baik
Sebelum ini, data-data
mungkin dianalisis di tempat yang berbeza dengan beberapa proses kerja perlu
dilakukan supaya data boleh dibandingkan antara sistem yang berbeza. Biasanya,
proses kerja ini akan melibatkan proses memuat turun data dari setiap sistem
dan mengeksportnya ke beberapa aplikasi analisis yang berbeza. Proses ini akan
memakan masa yang panjang dan membebankan. Sistem bersepadu akan memberikan
akses yang lebih cepat kepada data terkini bagi memastikan keseluruhan proses
lebih mudah dan senang dikendalikan.
3.
Mengurangkan Kesalahan
Kita sedia maklum bahawa
dalam proses manual, beberapa ruang lingkup kesalahan tidak dapat dielakkan. Dalam
sesebuah organisasi yang mempunyai jumlah data yang besar, perisian yang
berbeza digunakan untuk fungsi tertentu mungkin akan menyebabkan set data tidak
lengkap atau tepat.
Sekiranya setiap jabatan
dalam sesebuah organisasi mengemas kini maklumat pada set data yang sama,
tetapi data tersebut berada di jabatan masing-masing maka data tersebut tidak
menggambarkan secara keseluruhan. Untuk mengurangkan sebarang perbezaan,
laporan mesti dijalankan secara berkala untuk mendapatkan gambaran keseluruhan
mengenai data.
Dengan adanya sistem
bersepadu, laporan seperti itu dapat dijalankan dalam masa nyata, dan dengan
ketepatan yang tinggi. Pelan integrasi juga memastikan data konsisten tanpa
pendua.
4.
Menjimatkan
Masa dan Ruang
Mengumpulkan semua data secara
berpusat akan mengurangkan kos yang berkaitan dengan pemasangan, perolehan dan
penyelenggaraan beberapa sistem. Kos dan masa yang dihabiskan untuk menjaga dan
menyelesaikan masalah juga dapat dikurangkan.
Menyimpan semua maklumat
di satu lokasi akan menjimatkan ruang penyimpanan komputer (dan kos). Di
samping itu, banyak maklumat yang dikumpulkan melalui sistem bersepadu lebih
mudah diakses, dan menjadikan sesuatu keputusan dapat dibuat dengan lebih baik.
5.
Menambah Baik
Tahap Keselamatan Sistem
Kebanyakan organisasi
yang mempunyai maklumat sensitif melakukan beberapa prosedur bagi memastikan
data mereka dilindungi. Dengan menggunakan satu sistem, keselamatan data dapat
dijamin dengan menggunakan aplikasi keselamatan terbina untuk mengelakkan akses
oleh pengguna yang tidak dibenarkan. Ini akan membantu menjauhkan pengunjung
dan penggodam yang tidak diingini.
Sumber Rujukan:
https://profio.co.id/5-alasan-fundamental-pentingnya-integrasi-sistem/
https://thehappinessindex.com/tech/integrated-system-benefits/
https://eventura.com/netsuite/five-benefits-fully-integrated-information-system/
Disediakan oleh Mohd Azhar Mahmud