Pengenalan
Artikel ini merupakan penulisan ringkas mengenai kebaikan pendekatan pendigitalan dokumen di mana ia bukan sahaja dapat merapatkan jurang antara agensi dan masyarakat malah dapat meningkatkan kecekapan sesebuah organisasi itu sendiri. Ini temasuklah peningkatan kecekapan sesebuah tempat kerja apabila menggunakan pendekatan pendigitalan dokumen. Untuk itu, artikel ini mengemukakan fakta-fakta dan mengidentifikasi kaitan dengan artikel lain yang menjadi bahagian dari impak pendigitalan dokumen kepada sesebuah tempat kerja.
Permasalahan Kajian
Budaya kerja memainkan peranan penting dalam melaksanakan sesuatu tugasan. Lazimnya pekerja akan berasa cepat berada dalam zon selesa. Perubahan proses kerja melalui media baharu ini menjadikan budaya kerja harian turut berubah. Untuk itu sokongan dari pihak pengurusan amat diperlukan agar anjakan dalam budaya kerja berteraskan konsep pendigitalan dapat diterima oleh mereka.
Staf yang sudah terbiasa dengan sistem manual perlu menyesuaikan diri mereka dengan sistem baru. Adaptasi dengan sistem baru ini memerlukan masa dan latihan-latihan untuk membantu staf memahami sistem yang bakal digunakan (Irwansyah, 2012).
Pengurusan dokumen secara manual dari satu langkah ke satu langkah mudah difahami, tetapi kurang berkesan sekiranya dokumen yang diproses itu banyak. Oleh demikian dilaksanakan teknologi digunakan seperti sistem pengurusan dokumen berasaskan elektronik (Irwansyah, 2012).
Pengurusan dokumen secara manual ini mudah difahami dan dilakukan ketika memproses dokumen tersebut. Namun dokumen tersebut sudah lama disimpan dan berjumlah banyak, ini menjadikan masalah untuk pencarian dokumen. Pengurusan dokumen secara manual menyebabkan dokumen tersebut tidak disimpan pada tempatnya. Ini boleh mengakibatkan dokumen tersebut hilang dan pemprosesan dokumen terganggu.
Penyimpanan dokumen secara manual perlu staf yang bertanggungjawab dan beramanah. Sekiranya ini tidak terpenuhi akan mengakibatkan masalah dalam pengurusan dokumen secara manual. Cara penyimpanan yang tidak kemas akan mengakibatkan aliran dokumen tidak terarah sehingga membuat carian dan proses untuk menyemak dokumen menjadi masalah. Sekiranya ada staf yang tidak bertanggungjawab, maka sangat besar kemungkinan dokumen tidak tersimpan di tempatnya ataupun hilang.
Isi-isi Penting
a. Apa itu Pendigitalan Dokumen?
Pendigitalan adalah satu proses untuk menukarkan format sumber ilmu dan maklumat dalam bentuk bercetak atau analog sama ada teks, audio, video, dan grafik kepada bentuk digital supaya ianya dapat disimpan, mudah dikesan/didapatkan semula dan diedarkan secara elektronik (Perpustakaan Negara Malaysia, 2010).
E-dokumen merupakan singkatan kepada Dokumen Electronik/digital yang membawa maksud segala bentuk fail digital yang hanya terdapat dalam bentuk/format elektronik seperti data yang disimpan dalam komputer, jaringan, back-up dalam Compact Disk (CD), atau media penyimpanan lainnya. Sebagai contoh, email, voice email, instant message (IM), e-calendar, audio-file, web pages, dan data digital lainnya (Andreas Holzinger, 2009 :237)
Berdasarkan Septer (2013), Pendekatan e-Dokumen melalui penggunaan pendigitalan dokumen adalah antara revolusi Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK) yang pesat berkembang dan merupakan alternatif yang dikenalpasti dalam membantu keperluan pengurusan universiti secara digital.
Pembangunan aplikasi e-Dokumen bagi pendigitalan dokumen turut dilaksanakan oleh Bahagian Pembangunan Dokumen Pusat Perkhidmatan Pengetahuan dan Komunikasi PPPK, menggunakan perincian Microsoft Share Point dan pangkalan data MySQL.
b. Kebaikan/Impak
· Penjimatan
Menurut Bahagian Sumber Manusia, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kedah, sebelum pelaksanaan pendigitalan dokumen ini semua surat yang diterima perlu direkodkan untuk perhatian ketua jabatan sebelum diedarkan untuk tindakan pegawai berkenaan. Setiap edaran yang melibatkan bilangan pegawai yang ramai perlu dibuat salinan pendua dan akan melibatkan penggunaan kertas yang banyak dan meningkatkan penggunaan mesin potostat yang tinggi. Surat yang telah diedarkan kepada pegawai tidak disimpan setelah diambil tindakan dan akan mengambil masa untuk dibuat carian semula. Selepas dilaksanakan sistem ini masa carian surat dikurangkan, kawalan ke atas dokumen lebih berkesan, berlaku penjimatan kertas, penggunaan mesin potostat berkurangan, tiada kehilangan surat dan dokumen, produktiviti meningkat dan pematuhan kepada prosedur pengurusan rekod dipenuhi serta kesedaran penggunaan ict meningkat.
Tambahan lagi, hal ini juga kita dapat lihat dalam situasi lain iaitu jika sebelum ini setiap dokumen seperti surat perlu diedarkan salinan kepada pihak pengurusan Pembangunan Dokumen Pusat Perkhidmatan Pengetahuan dan Komunikasi (PPPK). Namun dengan penggunaan aplikasi yang dibangunkan dokumen tersebut disimpan dalam pangkalan data yang boleh digunasama oleh penggunan yang lain. Dokumen hanya dicetak sekiranya perlu dan ini berupaya untuk menjimatkan masa dan kos percetakan. Tegasnya, impak besar pelaksanaan pendigitalan dokumen yang boleh dilihat secara fizikal adalah dari segi penjimatan yang diperoleh oleh sesebuah agensi.
· Capaian fail lama
Pengurus harus mengambil keputusan dan tindakan untuk meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan pendigitalan dokumen okumen dan proses-prosesnya melalui pihak pengurusan sumber manusia. Apa yang dilihat sekarang adalah pengurusan pendigitalan dokumen sangat berkesan kerana sistem ini telahpun menunjukkan perubahan yang ketara dalam pengurusan dokumen berbanding pelaksanaan secara manual. Dokumen digital telah menyediakan menu untuk mengetahui di mana status dokumen bila maklumat itu diperlukan. Ini dapat membantu dalam mengawal aliran dokumen tersebut dan boleh menyediakan laporan tentang urusan dokumen yang telah diproses bagi pengarah BSM (Irwansyah, 2012).
· Penjimatan ruang penyimpanan fail
Dokumen digital juga digunakan sebagai back-up dokumen berbanding dengan semua dokumen mesti di fotostat untuk difailkan sebelum eDokumen digunakan. Dengan ada eDokumen, kerja fotostat diganti dengan pengimbas untuk merekod dokumen tanpa mengeluarkan dokumen tersebut dalam bentuk salinan kertas tetapi dalam bentuk softcopy. Salinan dalam bentuk kertas memerlukan tempat untuk penyimpanan dalam bentuk bilik sebaliknya bentuk softcopy tidak memerlukan bilik yang besar.
Pada masa tertentu dokumen perlu dikeluarkan untuk diproses satu maklumat. Softcopy boleh memaparkan maklumat tersebut dengan cepat tanpa harus melakukan pergerakan fisikal dengan mencari fail tersebut di bilik fail. Pergerakan carian secara manual memerlukan masa berbalik pencarian dokumen pada sistem pengurusan secara elektrik ini boleh dilakukan dengan cepat dan mudah (Irwansyah, 2012).
e. Faktor ke arah Kejayaan Pendigitalan Dokumen
Faktor kejayaan dapat membantu mengenalpasti perkara kunci untuk mejayakan sesebuah perancangan, mempengaruhi sesuatu kejayaan atau mengakibatkan kegagalan perancangan oleh pihak pengurusan (Caralli, 2014). Faktor kejayaan pendigitalan dokumen yang dilaksanakan adalah seperti berikut:
· Faktor Komitmen Pengurusan
Penglibatan aktif dari pihak berkepentingan amat diperlukan. Ini adalah kerana sistem e-Dokumen perlu dibuat secara konsisten dan menyeluruh (Barbara,2015). Kepimpinan pihak pentadbir, komitmen pengurusan profesional dan sokongan, mampu menjayakan pengurusan dokumen (Ali, 2014). Ini kerana, dengan adanya sokongan dan komitmen pihak pengurusan, ianya menjadi anjakan dalam budaya kerja yang berteraskan konsep digital.
· Faktor Keperluan Dasar dan Garis Panduan
Kewujudan sesuatu dasar diperlukan dalam sesebuah organisasi kerana ianya menjadi panduan untuk organisasi beroperasi. Dasar dan garis panduan mestilah mengandungi arahan dan pengurusan yang jelas, dalam membantu mengimplementasi dan menyelengga keselamatan maklumat (Ali, 2014). Untuk menjadikannya lebih berkesan, garis panduan yang digubal hendaklah relevan, boleh dicapai dan difahami oleh pekerja dalam sesebuah organisasi (Ali, 2013). Dasar dan garis panduan memerlukan komitmen daripada pihak pengurusan, bantuan prosedur dan rangka kerja bantuan teknikal yang bertepatan.
Perkara ini juga dapat kita lihat menerusi Projek Digital Document Management System (DDMS) merupakan salah satu inisiatif kerajaan bagi projek di bawah Entry Points Projects (EPP) e-Government iaitu Pelaksanaan Kerajaan Tanpa Kertas (paperless Government). Projek ini dilaksanakan secara berperingkat di seluruh sektor awam bermula tahun 2013. Ia diadakan bertujuan untuk mempertingkatkan penyampaian perkhidmatan dan capaian rekod serta ketelusan perkhidmatan kerajaan melalui penggunaan teknologi ICT. Pelaksanaan aplikasi DDMS di seluruh sektor awam ini dapat menyokong hasrat kerajaan ke arah pengurangan penggunaan kertas dalam urusan harian kerajaan di samping mewujudkan keseragaman pengurusan rekod elektronik di seluruh sektor awam (Arkib Negara Malaysia, 2013).
· Faktor Peralatan, Kewangan dan Latihan
Peralatan dan peruntukan kewangan adalah nadi bagi menjayakan pengurusan secara digital. Terdapat keperluan mendapatkan alatan terkini sama ada dalam bentuk perkakasan mahupun perisian. Kecemerlangan yang berterusan merupakan matlamat utama setiap organisasi yang ingin berjaya (Kampffmeyer, 2014). Sumber tenaga yang mahir dan berpengetahuan tinggi menjadi objektif utama dalam memacu kegemilangan sesebuag agensi agar sentiasa teguh berdiri dalam menghadapi pelbagai cabaran dan krisis yang mendatang (Julianti, 2010). Latihan yang dibekalkan oleh pihak pengurusan perlu seiring dalam merintis teknologi ke hadapan.
Sebagai contoh iaitu kesungguhan dan komited dari pengurusan PTMK selaku pembangun dan pembina sistem pengurusan dokumen berasas elektrik ini telah memberi kursus kepada staf kerajaan Negeri Kedah. Kursus-kursus yang telah dilaksanakan di PTMK ini telah memberikan kesan kepada staf tersebut sehingga mampu menggunakan sistem ini. Kemampuan ini perlu sentiasa digunakan dalam tugasan harian setelah mengikuti kursus tersebut. BSM, PTMK dan Pejabat Daerah Kota Setar sentiasa menggunakan eDokumen dalam urusan harian sehingga mampu menggunakan sistem tersebut (Irwansyah,2012). Tegasnya, adanya peralatan, kewangan dan latihan daripada pihak pengurusan akan membawa kepada anjakan dalam budaya kerja yang berteraskan konsep digital.
· Faktor Keuntungan Organisasi
Pendigitalan dokumen dapat meningkatkan keuntungan organisasi melalui kos operasi, kos operasi bahan mentah dan pentadbiran fleksibiliti sesebuah organisasi. Ianya merujuk kepada cara kerja yang pelbagai sama ada dari aspek masa, tenaga dan sebagainya (Ali, 2011). Dalam persaingan dan penstrukturan sesebuah universiti yang bergantung kepada sumber kewangan terhad dan isu kekurangan staf, pendigitalan dokumen adalah salah satu inisiatif bagi menjadikan pekerja menguasai pelbagai bidang atau multi tasking.
· Faktor Kepuasan Bekerja
Kelewatan dalam perkhidmatan sesebuah organisasi antaranya disebabkan oleh pergerakan dokumen yang perlahan, isu interaksi antara pekerja dan bahagian dalam atau luar agensi. Justeru itu dengan adanya pengurusan pendigitalan dokumen ini masalah kesaling bergantungan tugasan berupaya untuk dikurangkan kerana pendigitalan memberikan keberkesanan yang lebih besar dan memberi tindak balas kepada keperluan sesebuah agensi. Kesaling bergantungan merupakan satu dimensi teknologi kerana ia merupakan satu proses untuk merubah input bagi menghasilkan sesuatu output (Kurniawan et al., 2012). Justeru itu apabila kepuasan bekerja tercapai, perancangan dan pelaksanaan akan menemui kejayaan.
Cadangan
Perlaksanaan pendigitalan dokumen perlu sentiasa ditambah baik untuk impak yang lebih besar kepasa sesebuah organisasi. Kajian ini menghasilkan beberapa cadangan untuk penambahbaikan sistem dokumen digital ini. Cadangan berikut ini diharapkan boleh membantu terhadap penerapan pendigitalan dokumen di semua organisasi di Malaysia. Cadangan pertama adalah penggunaan e-signature sebagai cadangan penyelesaian untuk menggantikan tandatangan dengan pen berdakwat. Proses pengurusan dokumen tidak perlu mencetak kertas keluaran seperti pengurusan secara manual. Pengesahan dokumen merupakan satu kewajiban pengurusan sesebuah organisasi boleh dilakukan secara elektronik sehingga membolehkan dokumen secara digital atau elektronik ini dijalankan dengan sempurna dan sekaligus menjimatkan penggunaan kertas.
Cadangan kedua ialah perlu mengadakan kursus tentang pendigitalan dokumen dalam usaha meningkatkan kemahiran staf terhadap penggunaan dokumen tersebut. Kursus merupakan rancangan untuk meningkatkan kemampuan dengan mempraktikkan langkah-langkah dalam penggunaan sistem tersebut. Dengan mendapatkan kemampuan tersebut akan memberikan dorongan kepada pengguna baru tersebut untuk mengetahui perkara dan cara baru dalam melaksanakan tugas pengurusan. Pihak atasan perlulah sentiasa mencari inisiatif bagi meningkatkan kemahiran dalam penggunaan pendigitalan dokumen ke dalam diri setiap pekerja-pekerjanya, begitu juga sebaliknya, pekerja-pekerja perlu sentiasa meningkatkan kemahiran diri dengan menyertai kursus-kursus yang dilaksanakan. Tanpa kursus atau latihan ini, pekerja-pekerja akan sentiasa berada di takuk yang lama dan tidak memberi sebarang perubahan kepada syarikat.
Cadangan ketiga adalah arahan untuk menerapkan dokumen digital di setiap pejabat dan jabatan di seluruh Malaysia. Apabila semua pejabat menerapkan eDokumen maka kepakaran staf kerajaan yang diperoleh setelah mengikuti kursus boleh langsung diterapkan dalam urusan harian. Dengan penerapan eDokumen di setiap pejabat berlaku sehingga semua staf kerajaan mempunyai kepakaran menggunakan eDokumen. Apabila semua staf mempunyai kepakaran tersebut, penggantian staf tidak akan lagi mempengaruhi penerapan eDokumen khas.
Penutup
Kesimpulannya, penerapan pendigitalan dokumen dalam sesebuah organisasi sememangnya memberi impak besar kepada kejayaan sesebuah organisai. Amalan kerja menjadi lebih efektif dari segi penjimatan, capaian fail lama, dan penjimatan ruang penyimpanan fail. Faktor-faktor kearah kejayaan pendigitalan dokumen yang sewajarnya perlu diambil bagi memastikan proses ini dilaksanakan dengan berkesan. Hasil daripada kajian ini juga dapat dimanfaatkan khususnya oleh pentadbir yang terlibat bagi meningkatkan keberkesanan proses pengurusan dokumen. Di samping itu, kajian ini berupaya menjadi sumber rujukan kepada pihak pentadbir untuk membentuk strategi pengurusan pendigitalan dokumen yang bersistematik, berkualiti dan bersesuaian dengan misi dan visi organisasi.
Rujukan
Ali, R. (2014) "Dilema
Penerbitan Ilmiah di Malaysia: Penerapan Dasar dan Amalan serta Hubungkaitnya
dengan E-Pemasaran." Jurnal
Pengajian Media Malaysia 15, (2).
Ali, R. Bani Hashim, A. Y.,
Razak, A., Abidin, A. Z., Yusof, M., & Raheem, A. (2011). Strategi
e-PemaSaran di dalam tranSformaSi PemaSaran Penerbitan buku. Journal of
Human Capital Development, 4(1), 79-89.
Arkib
Negara Malaysia. (2013). Tatacara Pengurusan Rekod Elektronik Dalam Aplikasi
Digital Document Management System (DDMS) Di Pejabat Awam.
Barbara A.C. (2015). Lessons learned from the other
side: grief resolution through the use of mediums for connecting to the other
side spirits. Bloomington: iUniverse Publisher.
Caralli, R.A.(2014). The critical Success Factor Method:
Establishing a Foundation for Enterprise Security Management. Carnegie Mellon,
Software Engineering Institute, Pitssburgh.
Irwansyah
Putra. (2012). Menilai Faktor Yang Mempengaruhi Penerapan Edokumen Dalam
Pengurusan : Bahagian Sumber Manusia,
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kedah
Darulaman. Master Of Science (Management) : Universiti Utara Malaysia.
Julianti, L.M. (2010). Pengaruh budaya kerja
terhadap prestasi pekerja pada kilang kelapa sawit (PKS) rambutan PTPN III
(Persero). Tesis Sarjana Ekonomi, Jabatan Manajemen, Program S1 Ekstensi Medan,
Fakulti Ekonomi Universiti Sumatera Utara, Medan.
Kampffmeyer, U.
(2014). EIM Enterprise Information Management. PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, Germany. Germany: LinkedIn.
Kurniawan, D., Lubis, A.R. & Muhammad Adam. (2012).
Pengaruh budaya kerja dan motivasi kerja terhadap kinerja karyawan
International Federation Red Cross (Ifrc) Banda Aceh. Jurnal Manajemen 1(1):
131–146.
Perpustakaan Negara Malaysia. (2010). Dasar
Pendigitalan Koleksi Perpustakaan.
R.Ali, O.Mohd & M.I.M Dom . (2017).
Kearah Kecekapan Pengurusan
Melalui Pendigitalan Dokumen. Universiti
Teknikal Malaysia Melaka, Malaysia.
3 June 2020, 3.48pm